Η στρατηγική, η ηγεσία, η διαφάνεια, ο σχεδιασμός, η παρακολούθηση και ο έλεγχος ενός έργου με γνώμονα την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων, αποτελούν βασικά συστατικά για την επιτυχή διαχείρισή του, τόσο στις επιχειρήσεις όσο και στο δημόσιο τομέα.
Γράφει ο κ. Νίκος Ροδόπουλος (έντυπο τεύχος Σεπτεμβρίου 2023)
Θεωρητικά, η διαχείριση ενός έργου –ή αλλιώς το Project Management– είναι η εφαρμογή διαδικασιών, μεθόδων, δεξιοτήτων, γνώσεων και εμπειρίας, σύμφωνα με κριτήρια αποδοχής, συγκεκριμένους στόχους και προσυμφωνημένες παραμέτρους (οικονομικές, χρονικές, ποιοτικές κλπ.). Το Project Management έχει τελικά παραδοτέα έργα με σαφώς ορισμένο χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμό.
Οι πέντε κεντρικές φάσεις ενός έργου είναι οι ακόλουθες:
- Έναρξη (Initiation).
- Σχεδιασμός (Planning).
- Εκτέλεση (Execution).
- Παρακολούθηση και έλεγχος (Monitoring & Controlling).
- Κλείσιμο έργου (Closing).
Μεθοδολογίες
Το Project Management αποτελεί τη σημαντικότερη διοικητική λειτουργία σε μια επιχείρηση, με δυνητικά σπουδαία οφέλη. Ανεξάρτητα από το ποιος ηγείται του έργου (εσωτερικός ή εξωτερικός συνεργάτης), η μεθοδολογία αποτελεί το κυριότερο συστατικό για την πειθαρχημένη υλοποίησή του.
Η παραδοσιακή προσέγγιση της μεθοδολογίας Waterfall συνεπάγεται μια σαφώς καθορισμένη ακολουθία σειριακής εκτέλεσης, με φάσεις έργου καθεμιά από τις οποίες δεν προχωρά έως ότου λάβει τελική έγκριση η προηγούμενη. Αυτή η προσέγγιση απαιτεί υπερδιπλάσιο χρόνο υλοποίησης με ταυτόχρονη αύξηση του κόστους.
Η μεθοδολογία Six Sigma περιλαμβάνει πέντε επιμέρους στάδια, τα οποία βασίζονται σε δεδομένα και είναι τα εξής: α) καθορισμός (Define), β) μέτρηση (Measure), γ) ανάλυση (Analyze), δ) βελτίωση (Analyze) και ε) έλεγχος (Control). Όταν εφαρμόζονται πλήρως τα συμφωνηθέντα και στα πέντε στάδια, τότε υπάρχει απόλυτη τυποποίηση της προσέγγισης επίλυσης προβλημάτων ενός οργανισμού και διαμορφώνεται ο τρόπος με τον οποίο ο οργανισμός επεξεργάζεται νέες λύσεις διαδικασιών.
Η ευέλικτη (Agile) διαχείριση έργων είναι μια επαναληπτική προσέγγιση που επικεντρώνεται σε συνεχείς επανατροφοδοτήσεις· επιτρέπει, δηλαδή, την ενσωμάτωση σχολίων και προτάσεων από όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο.
Προϋποθέσεις επιτυχίας
Πόσες φορές έχετε βρεθεί με την πλάτη στον τοίχο; Εάν όχι αρκετές, τότε δεν έχετε ολοκληρώσει κανένα έργο. Σύμφωνα με έρευνες, μόλις το 2,5% των μεγάλων έργων –ιδιαίτερα σε ευαίσθητους και μεταβλητούς τομείς, όπως είναι η τεχνολογία– ολοκληρώνεται με επιτυχία. Σημασία βεβαίως δεν έχουν τα ποσοστά και οι έρευνες (παρότι απεικονίζουν την πραγματικότητα), αλλά το να αναλυθούν οι αιτίες που δημιουργούν αυτή τη σημαντικότατη δυσλειτουργία.
Η αποτυχία, μερική ή ολική, επιφέρει σοβαρές άμεσες και έμμεσες επιπτώσεις. Ως άμεση καταγράφεται η δημιουργία επιπρόσθετου κόστους, με αποτέλεσμα την απαξίωση του αναμενόμενου κέρδους. Ως έμμεση αποτυχία θεωρείται το πλήγμα στη φήμη της εταιρείας (την αποτίμηση του οποίου θα έχουμε τη δυνατότητα να μετρήσουμε μετά από αρκετό χρονικό διάστημα) μαζί με την απαξίωση των προσπαθειών. Όλες αυτές οι συνέπειες προκαλούν αντίδραση σε οποιαδήποτε μελλοντική αλλαγή ή νέο έργο.
Τελικά γιατί επιτυγχάνει ή αποτυγχάνει ένα έργο; Ποιος πιστώνεται το αποτέλεσμα και τι ορίζεται ως επιτυχία ή αποτυχία; Είναι ερωτήματα που πρέπει να απαντηθούν διεξοδικά, ενώ ταυτόχρονα οφείλουμε να προσπαθήσουμε να δούμε την εικόνα από την πλευρά των ελληνικών επιχειρήσεων και όχι από την οπτική της κατάστασης ή των μεγεθών που καταγράφονται στην υπόλοιπη Ευρώπη.
Εν συντομία, ένα έργο παράγει αποτελέσματα που είτε ανταποκρίνονται είτε δεν ανταποκρίνονται στους στόχους του ή δεν αποδίδουν αυτό που είχε προγραμματιστεί εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού. Σαφώς το αποτέλεσμα δεν αξιολογείται με την προσδοκία της φαντασίας αλλά με την τεκμηριωμένη, αναλυτική και λεπτομερειακή προδιαγραφή και περιγραφή του παραδοτέου.
Οι αιτίες της επιτυχίας ή της αποτυχίας ενός έργου είναι πολλές, οι σπουδαιότερες από τις οποίες είναι οι εξής 11:
- Καλός ή κακός προγραμματισμός
Αν και μερικές φορές υποβαθμίζεται η σημασία του σχεδιασμού, η έλλειψή του μπορεί να κάνει ένα έργο να αποτύχει. Η επιτυχία ενός έργου εξαρτάται από το σωστό και λεπτομερή καθορισμό του πεδίου εφαρμογής, του χρονικού πλαισίου και του ρόλου κάθε εμπλεκόμενου μέλους.
- Καθορισμένοι πόροι με ή χωρίς συνέπεια
Ο προγραμματισμός από μόνος του δεν φτάνει, ούτε και πρέπει να περιορίζεται σε ημερήσιες διατάξεις, συναντήσεις και ευθύνες. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει ανθρώπινους, πνευματικούς, οικονομικούς και διαρθρωτικούς πόρους. Εάν αυτά δεν καθορίζονται με συνέπεια, οι προθεσμίες δεν μπορούν να τηρηθούν, γεγονός που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την ολοκλήρωση του έργου.
- Σαφείς ή ασαφείς στόχοι
Οι στόχοι του έργου θα πρέπει να είναι σαφώς καθορισμένοι, ώστε όσο περνάει ο καιρός, να υπάρχει αντικειμενική γνώση για το εάν είναι σωστή ή λανθασμένη η υλοποίηση. Η επιλογή μετρήσιμων στόχων βοηθά στην απεικόνιση της προόδου του έργου, καθώς και στην αναγνώριση της επίτευξης των ορθών αποτελεσμάτων.
- Έλεγχος λεπτομερειών
Η αναλυτική παρακολούθηση είναι απαραίτητη για επιτυχημένα έργα. Οι λεπτομέρειες είναι δύσκολες στην παρακολούθησή τους, γιατί παραμένουν στη γνώση μικρών ομάδων υλοποίησης. Επομένως, είναι σημαντικό να υπάρχει αδιάλειπτη γνώση της πορείας ενός έργου, τόσο για το αν βρίσκεται εντός χρονοδιαγράμματος όσο και για το εάν ο προϋπολογισμός του είναι υπό έλεγχο. Με αυτό τον τρόπο, εάν υπάρχουν αποκλίσεις από το αρχικό σχέδιο, θα υπάρχει το αντίστοιχο περιθώριο αποκατάστασης.
- Διαφάνεια
Για να μην αποτύχει ένα έργο, είναι σημαντικό όλοι όσοι εμπλέκονται (όχι μόνο ο διαχειριστής έργου, αλλά και τα άλλα μέλη της ομάδας) να έχουν πλήρη «ορατότητα» σε κάθε φάση. Για τη λεπτομερή «ορατότητα» απαιτούνται σαφής επικοινωνία, καλή διαχείριση εγγράφων και διαφάνεια σχετικά με την κατάσταση των εργασιών. Οι απαιτήσεις αυτές μπορούν να ικανοποιηθούν με κεντρικά και πλήρως ψηφιακά αρχεία.
- Επικοινωνία
Η επικοινωνία είναι το κλειδί για την καλή διαχείριση του έργου. Χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία και τις διαδικασίες που επιτρέπουν την αλληλεπίδραση μεταξύ των μελών της ομάδας και του διαχειριστή έργου από την αρχή, σπάνια μπορεί να επιτευχθεί αποτελεσματική επικοινωνία.
- Αλλαγή κατεύθυνσης
Μεταξύ των λόγων για τους οποίους αποτυγχάνουν τα έργα, ένας πολύ συνηθισμένος είναι η αστοχία στο πεδίο εφαρμογής. Η αστοχία αφορά αλλαγές που ζητούνται όταν το έργο έχει ήδη ξεκινήσει και οι οποίες δεν είχαν προγραμματιστεί εξαρχής. Αυτό είναι πολύ σύνηθες όταν τα έργα δεν τεκμηριώνονται και δεν ορίζονται οι κατάλληλες παράμετροι υλοποίησής τους εκ των προτέρων.
- Ρεαλιστικές προσδοκίες
Έργο που θα υλοποιηθεί γρήγορα, με περιορισμένο προϋπολογισμό και με μειωμένη σε μέλη ομάδα, είναι σίγουρο ότι θα αποτύχει. Θα πρέπει να υπάρχει ρεαλισμός όσον αφορά τις δυνατότητες, τις προθεσμίες και τους διαθέσιμους πόρους, ώστε να λαμβάνονται οι σωστές αποφάσεις και να επιτυγχάνονται τα επιθυμητά αποτελέσματα.
- Παρακολούθηση
Η παροχή ενός χρονοδιαγράμματος στην ομάδα δεν αρκεί για να είναι επιτυχημένο ένα έργο. Θα πρέπει επίσης να επιβεβαιώνεται διαρκώς ότι όλα πάνε όπως έχει προγραμματιστεί και στους προκαθορισμένους χρόνους. Αυτό σημαίνει ότι είναι απαραίτητο να γίνονται συχνοί έλεγχοι προόδου ή συναντήσεις, καθώς και προσαρμογές, όταν είναι απαραίτητο.
- Ρεαλιστικές ημερομηνίες λήξης
Ο προγραμματισμός σύνθετων εργασιών σε σύντομες προθεσμίες είναι σίγουρα μία από τις αιτίες αποτυχίας ενός έργου. Είναι ζωτικής σημασίας να εξεταστεί προσεκτικά πόσος χρόνος θα χρειαστεί για κάθε φάση του έργου, εκτός από τον επιπλέον χρόνο που πιθανώς θα δαπανηθεί για απροσδόκητα γεγονότα. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να αναπτυχθεί ένα ποιοτικό έργο.
- Θολή ή λάθος ανάθεση ρόλων
Όταν κάθε μέλος της ομάδας αναλαμβάνει τις ευθύνες του με σαφήνεια, θα γνωρίζει πότε και πώς να εκτελεί τις δραστηριότητές του, χωρίς κάποιος να χρειάζεται να του το υπενθυμίζει συνεχώς.
