Νίκος Ροδόπουλος – Digital Transformation: Εγχειρίδιο για πετυχημένο ολικό μετασχηματισμό

Είναι εύκολο να αναγνωρίσουμε το ρόλο των ψηφιακών τεχνολογιών στη σύγχρονη οικονομία. Ωστόσο οι περισσότερες εταιρείες δεν έχουν ακόμη ανταποκριθεί, γιατί δυσκολεύονται να ανακαλύψουν τα διαφορετικά είδη αξίας που προσφέρουν αυτές οι τεχνολογίες.

Γράφει ο κ. Νικόλας Ροδόπουλος (έντυπο τεύχος Νοεμβρίου 2021)

Η ανάπτυξη μιας στρατηγικής για ψηφιακό μετασχηματισμό, η οποία θα αξιοποιεί πλήρως αυτήν την αξία, δεν είναι εύκολη. Χωρίς μια ολοκληρωμένη αξιολόγηση του τι μπορούν να προσφέρουν οι ψηφιακές τεχνολογίες, οι εταιρείες τείνουν να υποθέτουν ότι οποιαδήποτε εφαρμογή σύγχρονων ψηφιακών τεχνολογιών θα οδηγήσει σε ψηφιακό μετασχηματισμό. Κατά συνέπεια, πολλοί από αυτούς λαμβάνουν ad hoc επιχειρηματικές αποφάσεις σχετικά με τη χρήση των ψηφιακών τεχνολογιών, και καταλήγουν να αγωνίζονται ακόμη και για να διατηρήσουν την ανταγωνιστική τους δυναμική, παρά τις σημαντικές επενδύσεις.

«Ψηφιακός μετασχηματισμός» είναι η ενσωμάτωση της ψηφιακής τεχνολογίας σε όλους τους τομείς μιας επιχείρησης, αλλάζοντας ριζικά τον τρόπο λειτουργίας και τις διαδικασίες, αλλά και αυξάνοντας την παροχή αξίας προς τους πελάτες. Ο μετασχηματισμός αποτελεί πλέον μια συνεχή αμφισβήτηση της «καθεστηκυίας τάξης» που έχει την τάση να συντηρείται με την πάροδο του χρόνου.

Πράγματι, πολλοί οργανισμοί έλκονται από διάφορες –πολυδιαφημιζόμενες– μορφές τεχνολογίας. Η έλξη αυτή δημιουργεί μια σημαντική σύγχυση μεταξύ αναγκαιότητας και πραγματικότητας. Η υιοθέτηση πολύπλοκων, χρονοβόρων και υπερτιμημένων τεχνολογιών έρχεται να προστεθεί ως οδυνηρή εμπειρία στην αναγκαιότητα για απλοποιημένη, ξεκάθαρη και ρεαλιστική εταιρική στρατηγική.

Δεν χρειάζεται ο μικρομεσαίος επιχειρηματίας να είναι κάτοχος PhD, για να αναγνωρίσει ότι η χρήση τεχνητής νοημοσύνης και machine learning στην επιχειρηματική ανάλυση για την άντληση νέων πληροφοριών, δεν είναι απαραίτητη εάν δεν έχει πρώτα κατανοήσει τις διαδικασίες που παράγουν τις πληροφορίες, καθώς και την ποιότητα των πληροφοριών που παράγονται. Δεν χρειάζονται συστήματα ανάλυσης μαζικών δεδομένων (big data analytics) για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, εάν ο επιχειρηματίας δεν έχει την «ιδιοκτησία» των υπαρχόντων διαδικασιών. Με λίγα λόγια, πρώτα απαιτείται η πλήρης, διαφανής και χωρίς προκαταλήψεις ακτινογράφηση της υπάρχουσας δομής και κατάστασης, και στη συνέχεια η μελέτη για οποιοδήποτε μετασχηματισμό.

Έξι βήματα

Οι πιο πετυχημένοι ψηφιακοί μετασχηματισμοί στηρίζονται σε καλά σχεδιασμένες και καλά εφαρμοσμένες στρατηγικές. Το κυρίαρχο ερώτημα είναι πώς δημιουργείται μια επιτυχημένη στρατηγική. Η απάντηση συνίσταται στα ακόλουθα έξι βήματα:

  1. Προσδιορισμός των επιχειρηματικών στόχων. Η απόφαση για ένα έργο ψηφιακού μετασχηματισμού δεν πρέπει να ληφθεί επειδή όλοι οι άλλοι το κάνουν. Πριν ξεκινήσουμε, πρέπει:

α) Να βεβαιωθούμε ότι όλοι στην ομάδα διοίκησης κατανοούν γιατί αναλαμβάνεται αυτή η πρωτοβουλία.

β) Να υπάρξει απόλυτη συμφωνία για την τρέχουσα κατάσταση και ένα σαφές όραμα ή στόχος. Συχνά, οι πιο αποτελεσματικοί στόχοι ψηφιακού μετασχηματισμού συνοδεύονται από βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI), μετρήσεις που επιτρέπουν να παρακολουθήσουμε την πρόοδο προς τον στόχο.

  1. Χτίζουμε επάνω στις δυνάμεις μας. Είναι δελεαστικό –και εύκολο– να πετάξουμε όλα όσα κάνουμε σήμερα και να ξεκινήσουμε από το μηδέν, αλλά αυτό είναι συνήθως λάθος. Πρέπει να αναλογισθούμε:
  • Τι κάνουμε ήδη καλά;
  • Έχουμε πιστούς πελάτες, και γιατί;
  • Τι σημαίνει η επωνυμία μας;

Καθώς εργαζόμαστε για τον ψηφιακό μετασχηματισμό, πρέπει να βεβαιωθούμε ότι δεν υπονομεύουμε άθελά μας την επιτυχία που ήδη έχουμε. Τα έργα ψηφιακού μετασχηματισμού που ανταποκρίνονται στους στόχους τους συχνά μοιάζουν με φυσική επέκταση των προηγούμενων προσπαθειών μιας εταιρείας στην ψηφιακή και στην επιχειρησιακή αρένα.

  1. Βάζουμε τον εαυτό μας στη θέση των πελατών. Ένα κοινό θέμα του πλαισίου ψηφιακού μετασχηματισμού είναι η έμφαση στην εμπειρία των πελατών. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός θα αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες αλληλεπιδρούν με την επιχείρηση. Πρέπει να βεβαιωθούμε ότι αυτή η νέα εμπειρία θα είναι θετική και θα ενισχύει την εικόνα και το όνομά μας.
  2. Θέσπιση νέων διαδικασιών και νέων πολιτικών. Η νέα τεχνολογία είναι εντελώς άχρηστη αν δεν χρησιμοποιηθεί. Πριν εμφανίσουμε ένα νέο εργαλείο ή νέο λογισμικό, σχεδιάζουμε προσεκτικά και αναλυτικά τον τρόπο με τον οποίο θέλουμε να το χρησιμοποιούν οι υπάλληλοί μας. Εάν δεν ορίσουμε σαφώς τις διαδικασίες και αν δεν θεσμοθετήσουμε μηχανισμούς εφαρμογής για να βεβαιωθούμε ότι το ανθρώπινο δυναμικό τούς ακολουθεί, το προσωπικό πιθανότατα θα επιστρέψει στον παλιό τρόπο εκτέλεσης των πραγμάτων.
  3. Επαναληψιμότητα. Δεν μπορούμε να μεταμορφώσουμε την επιχείρησή μας σε μια νύχτα. Αντ’ αυτού, πραγματοποιούμε αλλαγές σταδιακά, με αξιολόγηση και επαναληψιμότητα. Τα έργα ψηφιακού μετασχηματισμού, που εξελίσσονται μέσα από μια σειρά στιβαρών βημάτων, είναι πιο πιθανό να πετύχουν από ό,τι μια ολιστική και βίαιη αλλαγή. Μένει να διατηρούμε τη στρατηγική μας ευέλικτη, να κάνουμε τροποποιήσεις στην πορεία και να αντιδρούμε εγκαίρως στις μεταβαλλόμενες συνθήκες.
  4. Εξετάζουμε το ενδεχόμενο να ακολουθήσουμε ένα πλαίσιο ψηφιακού μετασχηματισμού. Αρκετοί αναλυτές έχουν ορίσει διαφορετικά πλαίσια ψηφιακού μετασχηματισμού, που όλα μπορούν να βοηθήσουν τόσο στη διαμόρφωση της στρατηγικής όσο και στην επιτυχή εφαρμοστικότητά της. Κάθε πλαίσιο και στρατηγική είναι μοναδικά για κάθε επιχείρηση. Ακολουθώντας τη στρατηγική, προφυλάσσουμε την επιχείρηση από λάθη, παραλείψεις και παράβλεψη βασικών βημάτων.

Τρία σπουδαία πράγματα πρέπει να έχει ο επιχειρηματίας –ως ηγέτης– στο DNA του: Πρώτον, την ευχέρεια και τη διάθεση να κατανοεί, κυνηγώντας τη γνώση.

Δεύτερον, την ενσυναίσθηση ότι συνδιαλέγεται και περιστοιχίζεται –διοικεί ή διοικείται– από ανθρώπους.

Τρίτον –και σημαντικότερο ίσως– το ανάστημα να αναλαμβάνει την ευθύνη.

Ενδεικτικά, το έργο του μετασχηματισμού μιας εταιρείας 3PL χωρίζεται στις εξής τρεις διακριτές φάσεις:

  1. Transformation strategic plan
  2. Digital model
  3. Digital implementation.

Τα τρία στάδια ενός ορθού στρατηγικού πλάνου

Ο σχεδιασμός του στρατηγικού πλάνου μετασχηματισμού αποτελεί τον πυρήνα μιας ολοκληρωμένης ψηφιακής προσέγγισης, και διαχωρίζεται στις ακόλουθες τρεις κεντρικές φάσεις:

  1. Καταγραφή υφιστάμενης ροής εργασιών και διαδικασιών ανά διεύθυνση, τμήμα και εργαζόμενο. Καταγράφονται επικοινωνία και διασυνδέσεις μεταξύ διευθύνσεων και τμημάτων, προβλήματα επικοινωνίας, καθυστερήσεις, πελατειακές σχέσεις, προβλήματα πληροφόρησης. Γίνονται συνεντεύξεις με όλο το στελεχιακό δυναμικό της εταιρείας, αποτυπώνεται η υφιστάμενη κατάσταση, εντοπίζονται νευραλγικές λειτουργίες της εταιρείας και αποτυπώνονται τα πρώτα συμπεράσματα.
  2. Διατύπωση προτάσεων τροποποίησης διαδικασιών. Γίνεται αξιολόγηση υφιστάμενων διαθέσιμων πληροφοριών, συντονισμός με τη διοίκηση και καταγραφή αναγκών σε πληροφόρηση, ανταπόκριση λειτουργιών και πελατειακή εμπειρία. Η δεύτερη φάση, σε απόλυτη συσχέτιση με την πρώτη, δημιουργεί προτάσεις και τρόπους διαχείρισης της αλλαγής όπου εμπλέκεται μόνο η διοίκηση της εταιρείας.
  3. Στρατηγικό σχέδιο ψηφιακού μετασχηματισμού. Συντάσσεται εγχειρίδιο λειτουργιών, πληροφοριακών αναγκών και απαραίτητων δράσεων, και γίνεται εφαρμογή πολιτικών. Διανέμεται το υλικό αυτό στο προσωπικό και παρέχεται εκπαίδευση / coaching για την εφαρμογή του. Στη φάση αυτή αποτυπώνονται υπό τη μορφή εγχειριδίων και εφαρμοστικών πολιτικών όλες οι διαδικασίες που πρέπει να τηρούνται σε ένα ψηφιακό περιβάλλον, το οποίο είναι απαραίτητο για την ορθή, παραγωγική και αποτελεσματική λειτουργία της εταιρείας.

Ελέγξτε επίσης

Κωνσταντίνος Β. Κόλλιας (ΟΕΕ): Μείωση αγοραστικής δύναμης και βιομηχανικής δραστηριότητας

Η σημαντικότερη επίπτωση από την πανδημία δεν είναι η ύφεση που επήλθε από τη διακοπή …

Τα Περιοδικά μας