Απόδοση: Δώρα Κουντουριώτου
Η εξοικονόμηση κόστους, προτεραιότητα σε περίοδο ύφεσης όπως αυτή διανύουμε, είναι εύκολο να προέλθει από περικοπές εξόδων marketing, επέκτασης ή ακόμα και λειτουργικών εξόδων. Τι γίνεται όμως με τα έξοδα logistics και συγκεκριμένα τα έξοδα διανομής; Υπάρχει τρόπος εξοικονόμησης πέρα από την επαναδιαπραγμάτευση συμφωνιών με τους μεταφορείς; Η CH Robinson, μια από τις μεγαλύτερες εταιρείες third party logistics παγκοσμίως, μας λέει ότι υπάρχει όχι ένας αλλά δέκα τρόποι για να το πετύχουμε. Η παρακάτω έρευνα μας εξηγεί το πώς.
Εύκολες αλλαγές
- Συγκριτική αξιολόγηση
Από πολλές απόψεις η συγκριτική αξιολόγηση είναι το πρώτο και πιο σημαντικό βήμα για την εξοικονόμηση κόστους μεταφοράς. Ανάλογα με την ποιότητα των καταγεγραμμένων στοιχείων και το μέγεθος της εταιρείας αυτή η διαδικασία μπορεί να πάρει από δύο ημέρες μέχρι και ένα μήνα. Στο πρώτο στάδιο γίνεται μια προσεκτική καταγραφή ιστορικών στοιχείων: των σημείων φόρτωσης, των σημείων προορισμού, του τρόπου μεταφοράς και των εξόδων που έγιναν, επιμερισμένα σε έξοδα αποστάσεων γραμμής, και σε συμπληρωματικά έξοδα (εκτελωνισμοί, κτλ). Στο δεύτερο στάδιο γίνεται σύγκριση των στοιχείων αυτών με τα standards του κλάδου. Αφού λοιπόν εντοπιστούν τα σημεία με το πλεονάζον κόστος, μπορούν να διορθωθούν και στη συνέχεια να δημιουργηθεί μια βάση αναφοράς για τις μελλοντικές μεταφορές.
Είναι ωστόσο πολύ δύσκολο να γίνει προσεκτική καταγραφή αν δεν υπάρχει το κατάλληλο TMS (transportation management system) σύστημα, ή κάποιο είδος καταγραφής στοιχείων. Από τη συγκριτική αξιολόγηση μπορούν να καταγραφούν και ειδικότεροι δείκτες όπως το μέσο κόστος ανά χιλιόμετρο/ μίλι για κάθε οδική μεταφορά, το μέσο κόστος ανά εκατό κιλά μεταφερόμενου φορτίου (CWT = cost per hundredweight) και το μέσο μέγεθος για τις φορτώσεις που είναι μικρότερες του μέγιστου δυνατού φορτίου (LTL = less than truckload shipping).
- Σύστημα επιβράβευσης και ποινών για τις συνεργαζόμενες μεταφορικές εταιρείες
Η εφαρμογή ενός ενιαίου συστήματος για την αξιολόγηση των συνεργαζόμενων μεταφορικών εταιρειών απαιτεί τη μαθηματικοποιήση της υφιστάμενης σχέσης και έχει σαν βασικό σκεπτικό την επιβράβευση των προμηθευτών που ανταποκρίνονται στις προσδοκίες και την επιβολή ποινών στους προμηθευτές που με την κακή ποιότητα υπηρεσιών τους κοστίζουν στην εταιρεία. Το σύστημα αυτό βοηθάει σύμφωνα με την έρευνα της CH Robinson τις εταιρείες εκείνες που ξοδεύουν τουλάχιστον δέκα εκατομμύρια δολάρια ετησίως σε οδικές μεταφορές, κάλλιστα όμως μπορούν να εφαρμοστούν παραλλαγές του σε μικρότερης κλίμακας δραστηριότητα. Το σκεπτικό είναι να χτιστούν μακροχρόνιες σχέσεις συνεργασίας με τους καλύτερους ή τουλάχιστον με τους καταλληλότερους μεταφορείς. Η διαδικασία αξιολόγησης ολοκληρώνεται συνήθως μέσα σε οκτώ εβδομάδες.
Εάν ένας μεταφορέας δεν καλύπτει κάποιες προϋποθέσεις, όπως για παράδειγμα δεν παραδίδει έγκαιρα, δεν δέχεται να μεταφέρει όλα τα φορτία, ή δεν δίνει τη δυνατότητα για ιχνηλασιμότητα, κοστίζει χρήματα στην εταιρεία. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να υπάρχει σύστημα κυρώσεων όπως για παράδειγμα περιορισμός στον όγκο των φορτίων που αναλαμβάνει ανά προορισμό. Παράλληλα, το κόστος από την παροχή κακού σέρβις ποσοτικοποιείται, και επανέρχεται στην εξίσωση από την οποία θα βαθμολογηθεί για την επόμενη φορά. Με την πάροδο του χρόνου, το σύστημα αξιολόγησης βοηθάει την εταιρεία να χτίσει στρατηγικές συνεργασίες με τους καλύτερους – δεν αποτελεί έκπληξη ότι τελικά οι εκ πρώτης όψης φθηνότεροι μεταφορείς σκοράρουν χαμηλότερα συνήθως σε σχέση με τους ακριβότερους λόγω έλλειψης επενδύσεων που επιτρέπουν τη συνέπεια στη λεπτομέρεια.
- Συγκριτική αξιολόγηση βάρους και όγκου μεταφερόμενου φορτίου
Ο πιο απλός τρόπος για τη μείωση του κόστους μεταφοράς είναι δυστυχώς και αυτός που παραβλέπεται συχνότερα: ο σωστός σχεδιασμός του τρόπου φόρτωσης έτσι ώστε να μεγιστοποιείται ο όγκος του μεταφερόμενου φορτίου. Τις περισσότερες φορές μάλιστα, το φορτίο που τελικά μεταφέρεται είναι από 10 έως και 40% λιγότερο από αυτό που θα μπορούσε να μεταφερθεί σε ίδιας χωρητικότητας φορτηγά. Η ανάλυση φόρτωσης που γίνεται σε αυτές τις περιπτώσεις είναι απλή και δεν διαρκεί παραπάνω από μια εβδομάδα.
Απαιτεί, ωστόσο, άριστη συνεργασία με την αποθήκη, ή το κέντρο διανομής για την εξεύρεση του αποτελεσματικότερου τρόπου δομής των παλετών και στη συνέχεια τον αποτελεσματικότερο τρόπο φόρτωσης. Απαιτεί επίσης και συνεργασία με τα τμήματα πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών καθώς μπορεί μια νέα πολιτική φόρτωσης να αναθεωρήσει το minimum της κάθε παράδοσης.
Περισσότερη δουλειά
- Αξιολόγηση δυνατότητας ανάληψης φορτιών
Έως 10% στο συνολικό κόστος μεταφοράς μπορεί να εξοικονομήσει μια εταιρεία εάν εξασφαλίσει σταθερή και αξιόπιστη συνεργασία με κάποιο μεταφορέα για τα πιο δύσκολα φορτία ή και τους πιο δύσκολους προορισμούς. Πολλές φορές οι μεταφορείς δεν δέχονται να αναλάβουν αποστολές με ιδιαιτερότητες, με αποτέλεσμα όταν αυτές τυχαίνουν – και δεν είναι καθόλου σπάνιες – η εταιρεία να δαπανά χρόνο στην εξεύρεση τρόπου αποστολής ή να καταφεύγει σε αμφιβόλου ποιότητας συνεργασίες. Η άρνηση λοιπόν κάποιων αποστολών πρέπει να είναι παράμετρος αξιολόγησης όταν πρόκειται κάποιος μεταφορέας να γίνει στρατηγικός συνεργάτης.
- Ενοποίηση αποστολών
Δεδομένου της ελάχιστης χρέωσης που επιβάλλουν οι μεταφορικές εταιρείες για τις μικρές αποστολές, η ενοποίηση των αποστολών που καταλήγουν στον ίδιο πελάτη, μπορεί να οδηγήσει σε εξοικονόμηση του κόστους μεταφοράς από 1% έως και 10%. Συχνά μάλιστα η ενοποίηση δυο ή και περισσοτέρων αποστολών ελάχιστης χρέωσης, οδηγούν σε μια μεγαλύτερη που παραμένει ωστόσο στην κλίμακα της ελάχιστης χρέωσης.
Από την πολιτική αυτή θα επωφεληθούν κύρια εταιρείες με πολλές μικρές αποστολές αλλά και όχι μόνο: η ενοποίηση μεγαλύτερων αποστολών μπορεί να οδηγήσει στην απόφαση για αλλαγή του τρόπου μεταφοράς, όπως για παράδειγμα σε θαλάσσια μεταφορά. Σε κάθε περίπτωση, για τη λήψη τέτοιων αποφάσεων είναι καθοριστικό να υπάρχει ένα ικανό TMS σύστημα για τη συλλογή ιστορικών στοιχείων. Η αλλαγή του προγραμματισμού μπορεί να ποικίλλει σε ένα χρονικό ορίζοντα από λίγες ημέρες μέχρι και κάποιους μήνες ανάλογα με την πολυπλοκότητα του δικτύου διανομών της κάθε εταιρείας.
- Συχνές στάσεις
Για τις εταιρείες που χρησιμοποιούν το δικό τους στόλο φορτηγών, οι συχνές στάσεις, ή -με άλλα λόγια- η αύξηση του αριθμού των αποστολών ανά φορτηγό μέσα στην ημέρα μπορεί να εξοικονομήσει από 5 % έως και 90% του κόστους μεταφοράς. Το κλειδί εδώ είναι να έχει προηγηθεί σωστή φόρτωση των αποστολών στο κέντρο διανομής έτσι ώστε να υπάρχει και ικανή πυκνότητα αριθμού αποστολών ανά φορτηγό αλλά και ευκολία στην εκφόρτωσή τους ανάλογα με το πρόγραμμα των στάσεων.
Ιδανικά, για να επιτευχθεί η μεγιστοποίηση του οφέλους θα πρέπει να προγραμματιστούν 50 περίπου στάσεις για φορτία που καταλαμβάνουν από το ¼ έως και τα ¾ της δυναμικής χωρητικότητας του φορτηγού. Θα αναρωτιέται κανείς ποια εταιρεία έχει 50 στάσεις ημερησίως για να επιτύχει τέτοια εξοικονόμηση. Η απάντηση είναι εταιρείες που διανέμουν γάλα ή λοιπά προϊόντα ψυγείου. Εντούτοις, το σκεπτικό μπορεί να επεκταθεί και σε εταιρείες με μικρότερο αριθμό ημερησίων διανομών. Αρκεί πάντα να υπάρχει κατάλληλο TMS σύστημα και άνθρωποι έμπειροι, με ταλέντο, στο κέντρο διανομών.
- Pool points και crossdocking
Όταν ένας μεγάλος αριθμός μικρών σε όγκο αποστολών έρχονται ή πηγαίνουν σε σημεία μια μικρής γεωγραφικής περιοχής, τότε οι μέθοδοι του pool point και του crossdocking μπορούν να αποδειχθούν πολύτιμα εργαλεία στην εξοικονόμηση κόστους. Στον pool point τρόπο μεταφοράς (Εικόνα 1) αντί να υπάρχουν πολλές μικρές αποστολές προς μια γεωγραφική περιοχή, οι αποστολές συνδυάζονται σε λιγότερες και μεγαλύτερες οι οποίες εκφορτώνονται σε ένα σημείο διανομής κοντά στην περιοχή προορισμού. Εκεί το pool φορτίο ξεφορτώνεται, γίνεται διαλογή ανά τελικό πελάτη και φορτώνεται εκ νέου σε μικρότερα φορτηγά. Με τον τρόπο αυτό αποφεύγονται τα μεγάλα κόστη από τις ελάχιστες χρεώσεις πολλών μικρών αποστολών.
Το crossdocking από την άλλη πλευρά , μια μέθοδος που χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά από τον αμερικανικό στρατό το 1950 και αργότερα από μεγάλες αλυσίδες λιανικής όπως η Wal-Mart, έχει στόχο την ελαχιστοποίηση του κόστους handling και αποθήκευσης σε έναν ενδιάμεσο σταθμό. Αυτό επιτυγχάνεται με την άμεση επαναφόρτωση της αποστολής σε μικρότερα φορτηγά, χωρίς να υπάρχει ενδιάμεση αποθήκευση. Για να αξιοποιηθούν τα παραπάνω και να αποδώσουν σε εξοικονόμηση κόστους μεταφοράς, θα πρέπει η πυκνότητα των αποστολών και το βάρος- όγκος τους να είναι τέτοια ώστε να αποδώσει το όλο εγχείρημα. Ο σχεδιασμός θα πάρει περίπου μια εβδομάδα. Η υλοποίηση όμως είναι άλλο κεφάλαιο καθώς απαιτεί επανίδρυση του συστήματος διανομής που έχει η εταιρεία. Ποιοι ωφελούνται τελικά; Σίγουρα οι εταιρείες με μεγάλο αριθμό μικρών αποστολών.
Δύσκολες λύσεις
- Αδιάλειπτες διαδρομές
Ο σχεδιασμός και υλοποιήση αδιαλείπτων διαδρομών (ο ακριβής όρος που χρησιμοποιεί η έρευνα της CH Robinson είναι “continuous moves”), αναφέρεται στα ικανότερα δρομολόγια που εξασφαλίζουν τις μικρότερες δυνατές αποστάσεις μεταξύ τους και με το μικρότερο δυνατό χρόνο παραμονής σε κάθε σημείο παράδοσης. Είναι προφανές ότι απευθύνεται σε εταιρείες που διαθέτουν το δικό τους στόλο οχημάτων, και που έχουν ήδη εξοικονομήσει κόστος από τα παραπάνω σημεία, αφού το όφελος είναι μικρότερο της τάξης του 1%. Επιπλέον, προϋποθέτει την εγκατάσταση ενός συχνά ακριβού TMS συστήματος που θα υπολογίζει με αλγόριθμο κάθε φορά την ιδανική διαδρομή. Παράλληλα, σε κάθε σημείο εκφόρτωσης, για να επιτευχθεί ο όρος «αδιάλειπτη» διαδρομή, θα πρέπει να υπάρχει άριστος συντονισμός των ατόμων προκειμένου να ελαχιστοποιούνται οι χρόνοι παραμονής σε στάση.
- Συνεργασίες
Πρόκειται για μια ανερχόμενη τάση στο χώρο των logistics, όπου εταιρείες συνεργάζονται μεταξύ τους προκειμένου να επιτύχουν από κοινού ένα ενιαίο σύστημα διανομής, βασισμένο σε όλα τα παραπάνω και με στόχο τις αδιάλειπτες διαδρομές. Η εκτίμηση για εξοικονόμηση κόστους είναι περίπου 1%. Απαιτούνται ωστόσο πολλές ρήτρες για την από κοινού απολαβή των οφελών.
- Επανασχεδιασμός του δικτύου
Ο επανασχεδιασμός του δικτύου logistics περιλαμβάνει την επανεκτίμηση όλων των παραμέτρων που αφορούν το απόθεμα πρώτων υλών, την παραγωγή, την αποθήκευση και τη διανομή του τελικού προϊόντος. Είναι μια στρατηγική κίνηση που μπορεί να αποφέρει μεγάλη εξοικονόμηση κόστους στο σύνολό της (από 20% έως και 30% του συνολικού κόστους logistics), που όμως είναι δύσκολο να υλοποιηθεί.
Είναι κυρίως απαραίτητο σε περιπτώσεις κατακερματισμένων εφοδιαστικών αλυσίδων, όπως για παράδειγμα σε εφοδιαστικές αλυσίδες που προέκυψαν από συγχώνευση εταιρειών, εδώ όμως έγκειται και η μεγάλη δυσκολία: η ικανή συλλογή στοιχείων. Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, το όλο εγχείρημα μπορεί να διαρκέσει από 3 έως 6 μήνες. Για να είναι επιτυχημένη η προσπάθεια θα πρέπει να υπάρχει σύστημα συνεχούς αξιολόγησης από την πρώτη κιόλας ημέρα εφαρμογής του νέου δικτύου.
